a2 Herramienta Administrativa Configurable: Soluciones Integrales para la Facturación Empresarial
La Herramienta Administrativa Configurable a2 HAC ofrece un sistema robusto y adaptable para la gestión de facturación en empresas de diversos tamaños. Este software, en constante evolución, integra múltiples funcionalidades diseñadas para optimizar los procesos de facturación, desde la emisión de documentos hasta la gestión de retenciones y el cumplimiento de normativas fiscales
El Ciclo de Facturacion y Ventas en el Sistema a2
El Ciclo de Ventas en a2 Herramienta Administrativa Configurable está diseñado para cubrir las necesidades operativas y gerenciales de la Facturacion y de la gestión de cuentas por cobrar. Las tareas de ventas son una serie de operaciones que se repiten, involucrando etapas que deben cumplirse a su debido tiempo, comenzando por la necesidad de adquirir un determinado material.
En a2 Softway, se respeta la forma de trabajo de cada empresa, ofreciendo opciones para instituciones en crecimiento donde es importante la aplicación de estas etapas. La premisa es que las aplicaciones se adapten a las empresas y no al revés.
Etapas del Ciclo de Ventas:
El ciclo de ventas en a2 Herramienta Administrativa Configurable se maneja a través de las siguientes etapas:
1. Presupuesto (Cotización)
- Un presupuesto es una oferta formal de un bien o servicio de la empresa a un cliente.
- Se considera como la constancia legal de una oferta por lo que se debe tener cuidado al elaborarlo.
- No afecta el inventario.
- Es posible modificar un presupuesto existente sin tener que generar un nuevo número de presupuesto, si la política avanzada #29 «Autorizado para modificar presupuestos» está activa.
- Los presupuestos pueden ser cargados en el módulo de facturas para ser facturados.
- Al elaborar un presupuesto, se deben especificar los artículos, cantidades, precios y condiciones de la oferta.
2. Pedido
- Un pedido es una confirmación de compra por parte del cliente.
- Un pedido no afecta el inventario.
- Los pedidos pueden ser cargados en las transacciones de ventas para generar una factura, una nota de entrega o una orden de compra.
- Es posible transformar un pedido en una orden de compra.
- Se pueden cargar los pedidos en tránsito para luego facturarlos.
- Existe una política avanzada para modificar el correlativo de la operación al momento de hacer la transacción.
3. Nota de Entrega
- Una nota de entrega es un documento que certifica la entrega de la mercancía al cliente.
- Se utiliza para especificar los artículos y cantidades entregadas.
- Su elaboración puede ser antes o después de la facturación, dependiendo de las políticas internas de la empresa.
- En la nota de entrega se pueden cargar facturas, apartados, pedidos o presupuestos.
- Las notas de entrega tienen el estatus de «en tránsito».
- Las notas de entrega en tránsito pueden ser incluidas en el resumen de operaciones.
- Cuando se carga una nota de entrega en tránsito en compras, todos los valores de la ventana de totalización se cargan automáticamente.
- Se puede activar una política para permitir transacciones de notas de entrega con clientes que tengan saldo vencido o cheques devueltos.
- Al totalizar la nota de entrega, se disminuye la existencia del inventario.
4. Guía de Despacho
- Una guía de despacho es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.
- El receptor de la mercancía debe firmarla para dar constancia de que la ha recibido correctamente.
- Es un elemento de prueba esencial para acreditar la entrega del material vendido.
- La ausencia de este documento puede hacer nulas las posibilidades de éxito en una reclamación posterior.
- La guía de despacho justifica la entrega de una mercancía en forma y tiempo.
- Permite asociar facturas emitidas de manera parcial o total para controlar la entrega de la mercancía.
- Se emite como mínimo por duplicado, para que el vendedor y el comprador tengan constancia de la operación.
- Las guías de despacho pueden tener el estatus de «En tránsito», «Procesada» o «Anulada».
- El botón «Detalle» permite ver las facturas que componen una guía de despacho.
- El botón «Entregas» permite visualizar gráficamente los procesos de envío y recepción.
5. Factura
La factura es un documento que refleja la acción de venta de un servicio o artículo de la empresa.
- Al elaborar una factura se transfiere la propiedad del bien al cliente.
- Si la transacción no es de contado, se genera una cuenta por cobrar al cliente.
- Una factura procesada tiene el estatus de «Procesado».
- Cuando se totaliza la factura se realiza la descarga del inventario.
- Las facturas pueden incluir impuestos y retenciones.
- En la factura se puede indicar el vendedor asignado a la venta.
- La factura puede ser creada desde un presupuesto o pedido.
- Se pueden incluir los datos adicionales de la transacción tales como: nombre del cliente, teléfonos y dirección.
Resumen del Ciclo de Ventas
- Presupuesto: Se elabora un presupuesto o cotización para el cliente, donde se detalla la oferta.
- Pedido: El cliente confirma la compra mediante un pedido.
- Nota de Entrega: Se emite una nota de entrega para certificar la entrega de la mercancía al cliente.
- Guía de Despacho: Se utiliza para controlar la entrega de la mercancía, la cual debe ser firmada por el cliente.
- Factura: Finalmente se emite la factura, que genera la cuenta por cobrar y disminuye el inventario.
En resumen, este ciclo de ventas permite a la empresa gestionar desde la oferta inicial hasta la facturación final. Cada documento cumple una función específica en el proceso, permitiendo un control adecuado del inventario, las cuentas por cobrar y la entrega de la mercancía.
Sistema de Facturacion a2 en Productos que manejan Peso
Manejo de Productos con Peso
- Unidades con Decimales: El sistema a2HAC permite manejar productos cuya comercialización se expresa en unidades no enteras, especialmente cuando se trata de artículos que se pesan. Esto es útil para negocios como charcuterías o joyerías, entre otros.
- Configuración del Producto: Al crear la ficha de un producto que se vende por peso, se debe activar la opción «Existencia con decimales». Esto permite ingresar cantidades con decimales en las transacciones de venta, compra o inventario.
- Peso del Artículo: En la ficha del producto, se puede especificar el peso del artículo, lo cual es útil para calcular el peso total de los envíos de mercancía facturada a los clientes.
Facturación de Productos con Peso en el Punto de Venta
- Balanza con Etiquetas: a2HAC puede integrarse con balanzas que generan etiquetas con códigos de barra que incluyen el código del producto (PLU) o referencia, el peso o el precio.
- Lectura de Etiquetas: La aplicación puede capturar esta información con una sola lectura, lo que agiliza el proceso de facturación.
- Configuración de la Balanza: Para integrar la balanza, es necesario configurar el punto de venta en la pestaña de periféricos:
- Se debe especificar la longitud del código (PLU), el código de la balanza (código o referencia del producto), el dígito verificador (peso o precio), la longitud de la medida (peso o precio) y la cantidad de decimales.
- Se debe activar la opción de «Etiquetas de balanza».
- La aplicación puede manejar balanzas con etiqueta de peso y balanzas con etiqueta de precio.
- Redondeo: La aplicación permite aplicar redondeo en los pesos y precios, lo que es útil en la facturación.
- Entrada de Productos: En el punto de venta, se puede configurar la entrada de productos por código, referencia o código único asociado.
Facturación en el Módulo Administrativo
- Unidades Detalladas: A partir de la versión 2.95, el sistema permite el manejo de unidades detalladas en las transacciones de inventario y compras. Esto significa que es posible manejar presentaciones de productos que se venden por peso, como un cable que se vende por rollo o por metros.
- Presentaciones Detalladas: Se puede crear una presentación detallada para aquellos artículos que en su ficha de inventario tienen asignado en el campo capacidad o contenido un valor mayor a uno. Esto permite por ejemplo, vender un producto por cajas o por unidades, como aspirinas por caja o por tabletas.
- Manejo de Existencias Detalladas: Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas, se debe verificar que esté activada esta característica en el menú Sistema, opción «Títulos y Correlativos», ficha Inventario.
- Departamentos: También se debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción «Ofertas y Presentaciones».
- Facturación con Unidades Detalladas: Al momento de facturar, se puede seleccionar la presentación detallada en el campo precio de venta.
- Variables de Impresión: En la impresión de documentos, se pueden usar variables específicas para mostrar la descripción detallada del producto, como la variable 2.38 para operaciones de inventario, 2.39 para compras y 2.49 para ventas.
Consideraciones Adicionales
- Capacidad o Contenido: Se puede indicar la cantidad de unidades contenidas en un artículo que se vende completo o por partes.
- Multiples Precios: El sistema puede manejar hasta 6 precios de venta distintos para un solo costo.
En resumen, el sistema a2HAC proporciona las herramientas necesarias para facturar productos que manejan peso, ya sea mediante la integración con balanzas en el punto de venta o mediante el uso de unidades detalladas en el módulo administrativo. La configuración adecuada de los productos y el uso de las herramientas disponibles permiten llevar un control preciso de las ventas y el inventario de productos que se comercializan por peso.
Configuración del Formato de la Factura
El sistema a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2HAC) ofrece una amplia flexibilidad en la configuración de los formatos de impresión para los distintos documentos que intervienen en el ciclo de ventas. Esta capacidad de personalización permite a los usuarios adaptar los documentos a sus necesidades específicas, cumpliendo con las normativas fiscales y mejorando la presentación de la información a sus clientes.
1. Facturas:
- Editor de Formatos: a2HAC incluye un poderoso editor de formatos que permite la elaboración y adecuación de las facturas. Este editor permite personalizar los libros de ventas.
- Variables de Impresión: El sistema ofrece una gran cantidad de variables que se pueden incluir en las facturas. Estas variables pueden ser campos de la base de datos o datos calculados. Por ejemplo, es posible incluir variables para el detalle de la transacción, información del vendedor y zonas de venta, depósitos, precios de venta, hora de emisión del documento, información de las formas de pago adicionales, y datos de la moneda utilizada.
- Campos Personalizables: Se pueden distribuir en el formato de impresión las líneas que componen el campo «Memo» o «Detalle de la Transacción» y el campo «Detalle del Ítem». Para el campo «Memo», se puede incluir la variable 1.18 «Detalle o Comentarios».
- Códigos de Barras: Es posible imprimir etiquetas de inventario con códigos de barras para facilitar el trabajo de los usuarios y usar lectores ópticos.
- Moneda: Los formatos de facturas pueden imprimir precios en dólares y se debe desmarcar la opción «Imprimir los formatos siempre en moneda nacional» al configurar el formato.
- Condicionales: Se pueden incluir condicionales en los formatos de impresión para que el sistema imprima un determinado formato solo si las condiciones se cumplen. Por ejemplo, se puede configurar un formato especial para descuentos cuando el monto del descuento sea mayor que cero.
- Decimales: El generador de formatos de impresión tiene una característica que permite limitar el número de decimales que se quieren para el formato.
- Formatos Secundarios: Es posible configurar un formato de impresión secundario para imprimir localmente un formato de factura, si se requiere.
Facturacion Multimoneda en el Sistema a2
- Moneda por Defecto: El sistema a2HAC permite establecer una moneda local por defecto para las transacciones. Sin embargo, también permite configurar otras monedas para manejar operaciones en divisas.
- Multimoneda: La herramienta administrativa a2 permite el uso de múltiples monedas en las transacciones, lo que facilita el manejo de operaciones en diferentes divisas.
- Factor de Cambio: Para realizar transacciones en otras monedas, es necesario definir un factor de cambio que se utilizará para la conversión a la moneda local. Este factor de cambio puede ser configurado de varias maneras:
- Aplicar el factor de la moneda: Se aplica directamente el factor definido en el archivo de monedas.
- Aplicar el factor Local: Se utiliza un factor definido localmente, que no se modifica al cambiar el factor en el archivo de monedas.
- Aplicar el factor de la moneda + Factor Local: Se utiliza una combinación de ambos factores.
- El sistema también permite manejar 6 decimales para el factor de cambio de las monedas extranjeras, lo que proporciona una mayor precisión.
- Moneda del Cliente: Se puede asignar una moneda específica a cada cliente en su ficha, lo que permite registrar los saldos de las transacciones en la moneda del cliente.
Facturación en Otras Monedas
- Emisión de Facturas: Al momento de emitir una factura, el sistema permite seleccionar la moneda en la que se realizará la transacción, siempre y cuando el cliente tenga asignada una moneda diferente a la local en su ficha.
- Precios en Divisas: Los precios de los productos pueden manejarse directamente en divisas.
- Conversión de Moneda: Al totalizar una factura, el sistema permite convertir los montos de la moneda extranjera a la moneda local para el cálculo de impuestos y totales, usando el factor de cambio configurado.
- Visualización de Precios: Es posible visualizar los precios de venta expresados tanto en la moneda local como en la moneda extranjera.
- Formas de Pago: Las formas de pago se pueden detallar de manera independiente a la moneda utilizada. Al configurar las formas de pago, se puede indicar el origen de la misma, asociándola a una moneda específica.
- Gestión de Cambio: Al recibir pagos en una moneda diferente a la local, el sistema permite registrar el vuelto o cambio otorgado al cliente. El vuelto se puede registrar como un adelanto en la moneda correspondiente.
Reportes en Divisas
- Reportes de Ventas y Compras: El sistema permite generar reportes detallados de ventas y compras en divisas, mostrando los montos tanto en la moneda local como en la moneda original de la transacción.
- Estos reportes detallan los montos en la moneda nacional con su equivalencia al factor de cambio del momento, y en su moneda original.
- Resumen de Divisas: El sistema genera un resumen de divisas que incluye los impuestos generados en las transacciones del día.
- Resumen de Operaciones: El resumen de operaciones refleja los gastos en divisas, convirtiendo las cuentas del módulo de CXP a la moneda correspondiente.
- Re-expresión de Estados de Cuenta: Los estados de cuenta pueden ser re-expresados al cambio de la moneda original, lo que es útil para visualizar transacciones en diferentes monedas.
Consideraciones Adicionales
- Importación de Precios: Al importar precios desde una hoja de cálculo, se puede indicar que los precios corresponden a la moneda de referencia.
- Ajuste de Precios: El sistema permite ajustar los precios de los productos en moneda extranjera, incluso si la compra se realizó en moneda nacional.
- Transacciones Bancarias: Las transacciones bancarias en moneda extranjera pueden ser convertidas a la moneda local de forma automática. En el módulo de bancos, al modificar transacciones en moneda extranjera, se corrigió un error que ocurría cuando los montos eran muy altos.
- Impuestos: Al facturar en dólares, los impuestos deben ser expresados en bolívares. El sistema permite calcular las comisiones de cobranza sobre la base imponible y no sobre el monto total de la factura.
Sistema de Facturacion a2 Para Cualquier Tipo de Producto y Servicio
A2 Herramienta Administrativa Configurable (HAC) permite facturar una amplia gama de productos, adaptándose a las necesidades de diversos tipos de negocios. A continuación, se presenta una lista de los tipos de productos que pueden ser facturados con a2 HAC, junto con ejemplos prácticos para cada uno:
- Productos Simples: Son artículos individuales que se venden como unidades separadas y que tienen un control de existencia en el inventario.
- Ejemplos: Una botella de agua, un libro, una pieza de repuesto para un vehículo, o un lápiz.
- Servicios: Representan actividades o trabajos ofrecidos por la empresa, sin control de inventario.
- Ejemplos: Una consulta médica, una clase de yoga, un servicio de reparación de computadoras, o un servicio de mantenimiento de equipos.
- Productos Compuestos: Son artículos formados por la combinación de otros productos y/o servicios, pero no manejan su propia existencia.
- Ejemplos: Un combo de comida rápida (hamburguesa, papas y refresco), un paquete turístico (vuelo, hotel y tours), o un kit de herramientas.
- Productos Ensamblados: Son productos que se crean a partir de la combinación de materias primas o componentes, generando un nuevo producto con su propio inventario. A diferencia de los productos compuestos, los productos ensamblados sí tienen existencia.
- Ejemplos: Un computador personal (compuesto de tarjeta madre, disco duro, memoria RAM, etc.), un mueble (hecho de madera, tornillos, etc.), o una bicicleta (compuesta de cuadro, ruedas, manubrio, etc.).
- Productos por Lotes: Son productos que se gestionan por lotes o grupos con características similares. Esto es útil para el seguimiento de fechas de vencimiento o control de calidad.
- Ejemplos: Un lote de medicamentos con una fecha de caducidad específica, un lote de alimentos perecederos (como latas de conserva), o un lote de cosméticos.
- Productos por Tallas y Colores: Son artículos que se venden con variaciones de talla y color, gestionados como «matrices».
- Ejemplos: Camisas, pantalones, o zapatos, donde cada combinación de talla y color se considera una variante distinta del mismo producto, como «Camisa-Azul-M» o «Pantalón-Negro-32«.
- Ofertas y Presentaciones: Son productos que se ofrecen bajo condiciones especiales de precio o presentación. Las ofertas pueden ser de precios reducidos o descuentos, y las presentaciones pueden ser de unidades completas o detalladas.
- Ejemplos: Un «2×1» en cualquier producto, la venta de un medicamento por tabletas en lugar de por caja, o la venta de cable por metros en lugar de por rollo.
- Productos con Código Único Asociado: Productos que tienen asignado un código adicional al código principal, que sirve para identificar variaciones del mismo producto.
- Ejemplos: Un zapato con un código único para cada combinación de talla y color (ej., «Zapato-Marron-37» y «Zapato-Negro-38»), o un producto con un código diferente para cada presentación en oferta.
- Cargos Automáticos: Productos o servicios que se facturan de forma recurrente a clientes con suscripción o acuerdo.
- Ejemplos: Una mensualidad de gimnasio, una cuota escolar, o una suscripción a un servicio de software.
Estos ejemplos demuestran la flexibilidad de a2 HAC para manejar una gran variedad de productos y servicios, con diversas características y métodos de gestión.
Factura Digital SENIAT: Impacto en Sistemas Administrativos (Sistema a2 y otros)
La facturación digital en Venezuela es un tema de actualidad que ha surgido a partir de la publicación de las Providencias 102 y 121 por el SENIAT el 19 de diciembre de 20241; estas providencias buscan regular y controlar la emisión de facturas y otros documentos fiscales a través de sistemas informáticos, marcando un paso hacia la economía digital.
- La Providencia 102 regula el uso de la facturación digital, estableciendo quiénes están obligados a utilizarla, quiénes pueden hacerlo de forma opcional, y cuáles son los requisitos para la emisión de estos documentos3;esta providencia derogó la Providencia 032. Para mas informacion accede a este enlase
- La Providencia 121, por su parte, se centra en regular a los proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas, exigiendo que estos sistemas estén homologados y autorizados por la administración tributaria5….
Es importante destacar que la facturación digital no es lo mismo que la facturación electrónica3. La facturación digital implica la emisión de documentos fiscales a través de sistemas informáticos, mientras que la facturación electrónica implica una conexión directa con la administración tributaria, lo cual no es el caso en Venezuela actualmente7…
