¿Cumples con la normativa? Evita sanciones y moderniza tu empresa con la imprenta digital.

¡Conoce la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102 y da el salto tecnológico!

El camino hacia la facturación digital en Venezuela comenzó a trazarse en 2014 con la Providencia N° SNAT/2014/0032. Esta providencia sentó las bases para la emisión de facturas electrónicas, aunque su alcance era limitado. ¡Pero la historia no termina ahí! En 2024, con la publicación de la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102, la facturación digital se ha convertido en una realidad para muchos más contribuyentes. Si eres emprendedor, dueño de un negocio o simplemente te interesa el tema, este blog te ayudará a entender los aspectos clave de la facturación digital en Venezuela.

Aspectos importantes:

Recuerda que este blog tiene un fin informativo. Siempre es recomendable consultar con su asesor legal de confianza o con el SENIAT para obtener información precisa y actualizada.

Actores Imprenta Digital Venezuela

Sinergia Entre Actores Imprenta Digital

Segun la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102, se pueden identificar los siguientes actores involucrados en el ecosistema de la imprenta digital en Venezuela:

Entes Públicos:

Empresas Privadas:

Otros Actores:

Otros Conceptos Importantes

En resumen, el ecosistema de la imprenta digital en Venezuela involucra una variedad de actores, tanto públicos como privados, que interactúan para garantizar la correcta emisión, procesamiento y almacenamiento de los documentos fiscales electrónicos.

Que es la Imprenta Digital

Según la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102, la imprenta digital se define como un servicio que presta una sociedad cooperativa, persona jurídica pública o privada domiciliada en el país, que ha sido autorizada por el SENIAT para la asignación de números de control a los documentos fiscales y la emisión de los mismos.

En otras palabras:

Es una entidad que, cumpliendo con una serie de requisitos técnicos y legales, se encarga de generar los códigos únicos que validan las facturas y otros documentos fiscales electrónicos. Además, puede encargarse de la emisión de estos documentos.

Características principales:

En resumen, la imprenta digital es un actor fundamental en el ecosistema de facturación electrónica en Venezuela, ya que garantiza la validez y la integridad de los documentos fiscales.

Facturación digital vs. facturación electrónica: ¿Cuál es la diferencia?

Facturación digital:

Facturación electrónica:

En resumen:

En Venezuela, actualmente se está implementando la facturación digital como un primer paso hacia la facturación electrónica. Se espera que en el futuro se migre hacia un sistema de facturación electrónica más completo, que permita la integración con los sistemas del SENIAT y ofrezca mayores beneficios a las empresas y a la administración tributaria.

¿Quiénes deben emitir factura digital en Venezuela?

En este caso en particular, la obligatoriedad de la facturación digital recae sobre las empresas que realizan operaciones comerciales a través de medios electrónicos, como páginas web o redes sociales, se supone que todo el ciclo de ventas debe efectuarse por medios electronicos, desde la oferta hasta la recepcion del pago del producto o servicio

Si una empresa ya utiliza una impresora fiscal para facturar sus operaciones físicas, pero además establece un e-commerce o comercio por internet, deberá implementar la facturación digital para las operaciones que se realicen a través de la plataforma online.

Es decir, la empresa deberá utilizar ambos sistemas de facturación de forma paralela: la impresora fiscal para las operaciones físicas en el local, y la facturación digital para las operaciones que se realicen a través de internet.

Esto se debe a que la normativa establece la obligatoriedad de la facturación digital para las empresas que realizan operaciones online, independientemente de si ya utilizan otro sistema de facturación para sus operaciones físicas.

Según la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102, publicada en Gaceta Oficial N° 43.032 de fecha 19 de diciembre de 2024, están obligados a emitir factura digital en Venezuela:

También pueden optar por emitir factura digital, aunque no estén obligados:

Es importante destacar que, en el caso de las empresas que utilizan máquinas fiscales y también realizan operaciones por medios electrónicos, la facturación digital será obligatoria solo para las operaciones realizadas en línea. Las operaciones realizadas en el local físico se seguirán facturando con la máquina fiscal.

Que califica como comercializacion digital o e-comerce?

Haciendo análisis de la providencia y según nuestra experiencia y el espíritu de loque se quiere normar, la comercialización digital se refiere a la realización de actividades comerciales a través de medios electrónicos o portales web. Esta forma de comercio es un enfoque importante de la nueva normativa de facturación digital en Venezuela. La normativa busca regular y abarcar más este tipo de actividades, especialmente el comercio electrónico. Le recomendamos que en cada caso particular consulte con su asesor de confianza y manténgase al dia con lo que el SENIAT tenga que decir a este respecto en sus canales oficiales.

Aquí te detallo algunos aspectos claves y ejemplos de comercialización digital:

Facturación digital: Opcional para empresas no obligadas

La Providencia Administrativa SNAT/2024/000102 permite que empresas que no estén explícitamente obligadas a usar la imprenta digital puedan optar por este sistema de facturación.

Esto lo podemos ver en el Artículo 3, donde se menciona que «los sujetos pasivos no obligados al uso de máquinas fiscales podrán optar por la utilización de medios digitales para la emisión de facturas y otros documentos, siempre que cumplan con los requisitos y condiciones establecidos en la presente Providencia Administrativa y demás normas que rigen la materia».

Es decir, cualquier empresa que no esté obligada a usar máquinas fiscales puede solicitar autorización al SENIAT para usar la imprenta digital, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos técnicos y legales que establece la Providencia.

Esto abre la posibilidad a muchas empresas de modernizar sus sistemas de facturación y disfrutar de las ventajas de la digitalización, como la reducción de costos, la mayor eficiencia y la mejora en la gestión documental.

Facturación digital: ¡También para personas naturales!

El Artículo 4 de la Providencia 102 establece que las personas naturales que efectúen operaciones comerciales exclusivamente a través de medios electrónicos o portales web, están obligadas a utilizar la impresión digital para la emisión de facturas y otros documentos.

Por otro lado, el Artículo 8 establece que las personas naturales obligadas al uso de máquinas fiscales, que simultáneamente realicen operaciones comerciales a través de medios electrónicos o portales web, deben utilizar la impresión digital únicamente para estas últimas operaciones.

La normativa no detalla de forma explícita si una persona natural que no está obligada puede optar de manera voluntaria por la facturación digital. Es crucial que cualquier persona natural interesada en adherirse de forma voluntaria, consulte con la administración tributaria para aclarar su situación y proceder de acuerdo a la respuesta obtenida.

Facturación digital: Válida para bienes y servicios en Venezuela

La facturación digital aplica tanto para transacciones comerciales de bienes como de servicios. La normativa no discrimina por el tipo de actividad económica.

Cualquier sujeto pasivo, independientemente del tipo de bien o servicio que ofrezca, puede optar por la facturación digital. Esto quiere decir que tanto las empresas que venden productos físicos como las que ofrecen servicios pueden utilizar este sistema de facturación.

Más allá de la factura: Documentos digitales obligatorios en Venezuela

Los documentos que deben ser emitidos por imprenta digital de manera obligatoria en Venezuela son los siguientes:

1. Factura (Artículo 7 PA SNAT/2024/000102)

Es el documento principal que se emite por la venta de bienes o servicios. Debe contener información detallada sobre la operación, como la descripción de los productos o servicios, el precio, los impuestos, etc.

2. Nota de crédito (Artículo 8 PA SNAT/2024/000102)

Se emite para anular una factura o para realizar un ajuste a la misma, como una devolución o un descuento.

3. Nota de débito (Artículo 8 PA SNAT/2024/000102)

Se emite para aumentar el monto de una factura, por ejemplo, para cobrar intereses por mora o para realizar un ajuste por error en la factura original.

4. Nota de entrega o guía de despacho (Artículo 10 PA SNAT/2024/000102)

Se emite para documentar la entrega de bienes, sin que esto implique la venta de los mismos. Se utiliza principalmente para el traslado de productos entre diferentes sucursales o almacenes de una misma empresa.

5. Comprobante de retención (Artículo 11 PA SNAT/2024/000102)

Es un documento que se emite para acreditar la retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o del Impuesto Sobre la Renta (ISLR) en una transacción comercial.

Es importante destacar que la obligatoriedad de la emisión de estos documentos por imprenta digital aplica para los Sujetos Pasivos (Personas Naturales o Juridicas) que por obligacion impone la Providencia adicionalmente para quienes se adhieran de forma opcional previo haber cumplido todos los requisitos de ley.

¡Alerta! Facturación digital obligatoria en Venezuela a partir del 1 de marzo

El sistema de facturación digital debe estar funcionando para los entes obligados a partir del primer día del tercer mes una vez que la norma entró en vigencia. La norma se publicó el 19 de diciembre, por lo que el plazo para que los entes obligados implementen la facturación digital es el 1 de marzo.

Aquí hay algunos puntos clave sobre los plazos y la implementación:

Facturación digital y casos de contingencia o fuerza mayor

Cuando no se pueden emitir documentos digitales debido a la falta de conexión a internet, la normativa venezolana establece mecanismos alternativos para asegurar la continuidad de las operaciones de facturación1…. Estos mecanismos permiten a los contribuyentes seguir emitiendo facturas y otros documentos fiscales de manera válida, incluso en ausencia de una conexión estable a internet:

Uso de una Aplicación (App): La normativa permite el uso de una aplicación que puede funcionar sin conexión a internet (offline). Esta opción permite a los contribuyentes generar facturas y otros documentos digitales desde sus dispositivos móviles, sin necesidad de estar conectados a una red1….

Trabajo Offline: El sistema puede operar de manera offline, permitiendo la creación de facturas que se guardan temporalmente y se envían una vez que se restablece la conexión a internet1. Esta modalidad asegura que las operaciones puedan continuar sin interrupciones, incluso cuando la conexión a la red es intermitente o inexistente.

•Uso de Talonarios de Contingencia: En caso de fallas eléctricas o cuando no se disponga de internet, los contribuyentes pueden utilizar talonarios de contingencia. Es importante destacar que estos talonarios deben incluir la palabra «contingencia» impresa en cada factura para ser válido.Estos talonarios no deben ser confundidos con los talonarios preimpresos utilizados antes de la implementación de la facturación digital. (La Providencia Administrativa SNAT/2024/000102 establece la obligatoriedad del uso del talonario de contingencia en caso de fallas que impidan la emisión de la factura digital.)

Procedimiento al utilizar el talonario físico de contingencia:

  1. Emitir el documento físico con la numeración especial de contingencia.
  2. Registrar el comprobante físico emitido en el sistema una vez superada la contingencia (Artículo 44).
  3. Resguardar el documento físico (Artículo 44).
  4. Notificar por escrito a la Gerencia Regional de Tributos Internos y a la imprenta digital la relación detallada de los comprobantes físicos emitidos (Artículo 45).

En resumen, el talonario físico de contingencia es una medida para garantizar la continuidad de las operaciones en caso de fallas del servicio eléctrico. Los sujetos pasivos deben cumplir con los requisitos y procedimientos establecidos para su uso.

En caso de que ocurra una contingencia, la empresa deberá emitir la factura en el talonario físico. Una vez superada la contingencia, la empresa deberá procesar la factura física de forma digital, sustituyendo la factura física por la factura digital.

Esto quiere decir que la factura digital sustituiría a la factura física emitida durante la contingencia.

Es importante que las empresas que emiten facturas digitales tengan a disposición el talonario de contingencia para poder cumplir con la normativa en caso de que ocurra alguna falla en el sistema de facturación digital.

Factura digital: ¡Tan legal como la factura tradicional!

Los documentos emitidos por imprenta digital en Venezuela tienen la misma validez legal que los documentos fiscales físicos. Esto se basa en la Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, que establece la equivalencia funcional entre los documentos electrónicos y los documentos en papel.

En el contexto de la facturación digital, esta ley respalda la validez de las facturas generadas electrónicamente, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos por el SENIAT.

Adicionalmente, la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102, que regula la facturación digital, establece que los documentos emitidos por imprenta digital tienen la misma validez que los documentos emitidos por imprentas fiscales.

Para garantizar la validez legal de los documentos emitidos por imprenta digital, es fundamental que:

En resumen, la validez legal de los documentos emitidos por imprenta digital está respaldada por la legislación venezolana y las providencias del SENIAT. Esto brinda seguridad jurídica tanto a las empresas como a los consumidores, promoviendo la adopción de la facturación digital como un sistema confiable y equivalente a la facturación física.

Homologación de sistemas administrativos: Un paso crucial para la facturación digital en Venezuela

Sabias que en la misma Gaceta Oficial donde salio publicada la Providencia Administrativa 102 (Sobre Imprenta Digital), tambien se publico la Providencia Administrativa 121 sobrela regulacion de los Sistemas de Facturacion en Venezuela?, La providencia 121 obilga a las casas de Software a que sean homologas (autorizadas) por el SENIAT, tambien obliga a las empresas al uso de Software homologados para su proceso de Facturacion, como empresa usuario de Software para facturar es importante conocer la normativa, en este enlase puedes conocer mas esta providencia: Providencia Administrativa 121 Sobre Sistemas de Facturacion.

Los sistemas administrativos tendrían que trabajar con las empresas de impresión digital. La normativa establece la obligatoriedad de que las empresas que desarrollen sistemas administrativos para facturación se homologuen con la administración tributaria. Esto significa que los sistemas administrativos deberán ser compatibles con las soluciones de impresión digital ofrecidas por empresas que el SENIAT autorice a ser impresoras digitales

Además, este proceso de homologación es un control cruzado que busca asegurar la integridad de la información y evitar la manipulación de datos en las facturas digitales.

Por lo tanto, si una empresa utiliza un sistema administrativo para la facturación, deberá asegurarse de que este sea homologados por el SENIAT.

Integración de imprenta digital y sistemas administrativos mediante APIs

La integración entre los proveedores de imprenta digital y los sistemas administrativos (casas de software) se realiza mediante el uso de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones). Estas APIs permiten la comunicación e intercambio de información entre ambos sistemas de forma segura y automatizada.

A través de las APIs, los datos de la factura generados en el sistema administrativo se envían a la imprenta digital. Luego, la imprenta digital utiliza esta información para generar la factura con el número de control único .

El proceso de integración generalmente implica los siguientes pasos:

  1. Desarrollo e implementación de las APIs por parte del proveedor de la imprenta digital y el sistema administrativo.
  2. Pruebas para asegurar la correcta comunicación entre ambos sistemas y la transmisión segura de datos.
  3. Creación de la documentación necesaria para el uso adecuado de la integración.

Beneficios de la integración mediante APIs:

Es importante tener en cuenta que la integración entre proveedores de imprenta digital y sistemas administrativos es un proceso técnico que requiere la participación de expertos en desarrollo de software. Por lo tanto, es fundamental que las empresas que deseen implementar la facturación digital cuenten con el apoyo de un proveedor que les brinde la asesoría y el soporte técnico necesarios.

Sistema a2 Softway y la Imprenta Digital: Una Guía Completa para la Adopción

La versión 12.00ID de la Herramienta Administrativa Configurable (a2HAC) de a2 Softway incorpora la funcionalidad de Imprenta Digital. Esta nueva versión ofrece a las empresas una solución integral para cumplir con la normativa legal y optimizar sus procesos de facturación.

Nuestras aplicaciones estan en pleno proceso de para ser homologado por el SENIAT para estar 100% adaptado a la Providencia Administrativa Nro. SNAT/2014/00102, siempre en los plazos establecidos.

¿Qué implica la adopción de la imprenta digital en a2HAC?

La implementación de la imprenta digital en a2HAC se traduce en una serie de ventajas para las empresas, entre las que destacan:

¿Cómo se implementa la imprenta digital en a2HAC?

El proceso de implementación de la imprenta digital en a2HAC se resume en los siguientes pasos:

  1. Protocolo de aprobación: Se debe cumplir con un protocolo de aprobación con el ente tributario (SENIAT), que generalmente es gestionado por la empresa proveedora del servicio de imprenta digital (en este caso, The Factory HKA).
  2. Adquisición de licencia: Se debe adquirir una licencia de uso de Imprenta Digital de la Herramienta Administrativa Configurable.
  3. Instalación y configuración: Se instala y configura la versión 12.00ID de a2HAC, utilizando las credenciales proporcionadas por el proveedor del servicio de imprenta digital para la utilización del API.
  4. Configuración del sistema: Se configura la imprenta digital en a2HAC, incluyendo la URL del servicio web, el usuario, la clave y el código de sucursal proporcionados por el proveedor.
  5. Emisión de documentos: Se pueden emitir facturas, notas de débito, notas de crédito y otros documentos fiscales desde los módulos correspondientes en a2HAC.

Consideraciones importantes:

Beneficios adicionales de a2HAC:

Conclusión:

La adopción de la imprenta digital en a2HAC representa una oportunidad para que las empresas venezolanas optimicen sus procesos de facturación, reduzcan costos y cumplan con la normativa legal de forma eficiente.

Seguridad y disponibilidad: Claves para la facturación digital en Venezuela

la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102 establece mecanismos para garantizar la integridad y disponibilidad de los documentos emitidos por imprenta digital.

La garantía de la integridad y la no pérdida de los documentos emitidos por imprenta digital recae sobre varios actores:

1. El Proveedor de Servicios de Facturación Digital:

3. La Empresa Emisora:

En resumen, la integridad y la no pérdida de los documentos emitidos por imprenta digital se garantiza mediante una combinación de medidas de seguridad implementadas por los proveedores de servicios y la propia empresa emisora.

Es importante que las empresas elijan proveedores de servicios de facturación digital confiables y que implementen buenas prácticas de gestión documental para garantizar la seguridad y la disponibilidad de sus documentos fiscales.

La implementación de  la Imprenta Digital

Tenga en cuenta que  generalmente las providencias del SENIAT establecen el qué se debe hacer en materia tributaria, es decir, las obligaciones y normas que los contribuyentes deben cumplir. Sin embargo, no siempre detallan el cómo se deben llevar a cabo esas acciones.

A la hora de instrumentalizar las providencias, es decir, de ponerlas en práctica, el SENIAT suele complementarlas con otros mecanismos como:

En el caso específico de la facturación digital, el SENIAT ha establecido las normas generales en la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102. Para complementar esta providencia, posible que el  SENIAT aclare o especifique detalles sobre la implementacion:

Es importante que los contribuyentes se mantengan informados sobre las publicaciones del SENIAT y participen en las actividades de capacitación para conocer el cómo de la implementación de la facturación digital y cumplir correctamente con la normativa, por nuestro parte estaremos pendientes y a la espera de cualquier informacion oficial por parte del SENIAT, la analizaremos y de manera responsable publicaremos nuestras apreciaciones al respecto.

Recuerde siempre que este blog tiene fines informativos, siempre es recomendable consultar con su asesor de confianza o con el mismo SENIAT para obtener la informacion precisa y avualizada.

¿Cómo se envía una factura digital según la normativa?

Según la normativa venezolana, la factura digital se envía principalmente a través de correo electrónico. Este método es considerado una opción importante para la entrega de facturas digitales. Además del envío por correo electrónico, las facturas digitales también pueden ser descargadas desde un portal web.

Aquí hay algunos puntos adicionales sobre el envío de facturas digitales:

En resumen, el envío de la factura digital se realiza principalmente por correo electrónico, pero también puede ser descargada desde el portal web, asegurando que el documento sea generado digitalmente y cumpla con los requisitos establecidos por la normativa.

Cuadro Comparativo Providencias SENIAT (Descargar Providencias)

Descarga las Providencias Administrativas SENIAT relativas a Facturacion en Venezuela y que estan mas relacionadas a los temas tratados en este articulo, en el cuadro anexo estan marcadas en color verde claro la Providencia SENAT-2004-000102 que regula lo relativo a la Imprenta Digital, la SENAT-2004-000121 que regula los Software Administrativo, las demas que demarcadas en color verde claro son complementarias y tienen estrecha relacion con ambas providencias.

Cuadro de Providencias
Gaceta Oficial (GO) Providencia Administrativa (PA) Fecha Título de la Providencia
38.035 providencia seniat 0474 24/09/2004 Providencia que establece las disposiciones especiales de facturación por parte de los Intermediarios de servicios de telefonía.
38.233 SNAT/2004/0456 21/7/2005 Establece las normas que rigen la emisión de facturas de las estaciones de servicio, por la venta de combustible.
39.795 SNAT/2011/0071 8/11/2011 Establece las normas generales de emisión de facturas y otros documentos
40.318 SNAT/2013/0078 18/12/2013 Establece las normas que rigen la emisión de facturas, boletos aéreos y otros documentos, por concepto de prestación de servicios de transporte aéreo nacional e internacional de pasajeros, expedidos por los siguientes sujetos pasivos: Líneas Aéreas, Agencias de viajes y turismo, Demás sociedades mercantiles que medien en la venta de boletos aéreos.
SNAT/2018/0141 16/10/2018 Normas relativas a imprentas y máquinas fiscales para la elaboración de facturas y otros documentos.
40.720 SNAT/2015/0049 10/08/2015 («SENIAT») Designa agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado («IVA») a los contribuyentes, distintos a personas naturales, que hubieren sido calificados y notificados como especiales.
(Retenciones de IVA)
43.032 SENAT-2004-000102 17/02/2024 Regula la utilización de medios digitales para la emisión de facturas y otros documentos (Deroga la PA SNAT/2014/0032) (lo no previsto en esta providencia se regirá por las Providencias Administrativas SNAT/2011/0071 y SENAT-2004-000141)
43.032 SENAT-2004-000121 17/02/2024 Regula las condiciones y requisitos para los proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales.