
¿Tu Software está Autorizado? La Guía Definitiva sobre la Providencia 121 que Todo Proveedor y Contribuyente Debe Leer
Providencia Administrativa SENIAT SNAT/2024/000121
La Providencia Administrativa 121 del SENIAT ha llegado para transformar la manera en que las empresas gestionan sus sistemas de facturación en Venezuela. Esta normativa no solo obliga a los proveedores de software a obtener una autorización, sino que también los convierte en responsables solidarios ante cualquier irregularidad que se cometa a través de sus sistemas.
- ¿De qué trata esta providencia? En esencia, la Providencia 121 busca homologar los sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales. Esto implica que los sistemas deben cumplir con estrictos requisitos de seguridad, integridad y trazabilidad, garantizando que la información fiscal no sea manipulada.
- ¿A quiénes afecta? Esta providencia impacta tanto a los proveedores y desarrolladores de software, quienes ahora deben obtener la autorización del SENIAT, como a los contribuyentes (usuarios de los software de facturacion), quienes deben asegurarse de utilizar sistemas autorizados y cumplir con las nuevas normativas.
- ¿Qué significa esto para ti? Si eres un proveedor de software, debes prepararte para homologar tus sistemas y cumplir con las exigencias del SENIAT para evitar ser sancionado.
- Si eres un contribuyente, debes estar atento a los cambios y asegurarte de que tu sistema de facturación esté autorizado para no incurrir en incumplimientos.
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La Providencia 121 no es solo una nueva normativa; es un cambio de paradigma que busca fortalecer el control fiscal y garantizar la transparencia en las operaciones comerciales. ¿Estás listo para descubrir cómo esta providencia afectará tu negocio? Continúa leyendo para desglosar cada detalle y conocer las claves para adaptarte a esta nueva era de la facturación digital.
Cual es el objeto de la providencia 121?
El objeto de la Providencia 121 es regular las condiciones y requisitos que deben cumplir los proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales. La finalidad principal de esta regulación es homologar estos sistemas y que obtengan una autorización por parte de la administración tributaria para su uso.
Proveedores de sistemas informáticos: La providencia se enfoca en los proveedores o desarrolladores de sistemas que se utilizan para la emisión de facturas y otros documentos fiscales. Estos proveedores pueden ser personas, sociedades cooperativas, personas naturales o jurídicas domiciliadas en el país. Es importante destacar que los proveedores de servicios informáticos no son lo mismo que las imprentas digitales, aunque una misma entidad puede ofrecer ambos servicios.
¿Usas software para facturar? Evita problemas con la Providencia 121
Aunque la Providencia 121 está dirigida principalmente a los proveedores de sistemas informáticos, también afecta significativamente a las empresas que, sin ser proveedores, utilizan software para facturar. Aquí se detallan los principales impactos y consideraciones para estas empresas:
- Obligación de usar un software de facturación homologado: La providencia exige que todo software utilizado para emitir facturas y otros documentos fiscales debe estar homologado y autorizado por el SENIAT. Esto significa que las empresas que utilicen cualquier tipo de software para facturar, incluso si no son proveedoras, deben asegurarse de que su sistema cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 3 de la providencia, como la integridad, continuidad, confiabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad e inviolabilidad.
- Responsabilidad Solidaria: En caso de que el software que la empresa utilice para facturar sea usado para realizar u omitir registros que conlleven a la defraudación tributaria, tanto el proveedor del sistema como la empresa que usa el sistema pueden ser considerados coautores de la defraudación. Esto implica que las empresas deben ser muy cuidadosas al elegir un sistema que cumpla con todas las normativas y que garantice la integridad de la información.
Proveedores de Sistemas Informáticos: Cumpliendo con los requisitos tecnicos de la Providencia 121 del SENIAT
Según la Providencia 121, los proveedores de sistemas informáticos deben garantizar una serie de requisitos fundamentales para la emisión de facturas y otros documentos fiscales. Estos requisitos están principalmente detallados en el artículo 3 de la providencia, que establece las condiciones que deben cumplir los sistemas informáticos para ser autorizados por el SENIAT.
Aquí están los requisitos que los proveedores de servicios informáticos deben garantizar, con referencia a los artículos relevantes de la Providencia 121:
- Integridad: Los sistemas informáticos deben garantizar que la información no sea alterada o manipulada de forma no autorizada. Esto implica que los datos deben permanecer completos y precisos a lo largo de todo el proceso de emisión y almacenamiento de documentos fiscales.
- Continuidad: Los sistemas deben estar disponibles de forma ininterrumpida. Esto significa que deben operar las 24 horas del día, los 365 días del año, sin fallas que impidan la emisión de facturas y otros documentos fiscales.
- Confiabilidad: Los sistemas deben generar información veraz y precisa. La información generada por los sistemas debe ser precisa, y los procesos de facturación deben ser confiables y consistentes.
- Conservación: La información debe almacenarse de forma segura y accesible a lo largo del tiempo. Esto implica que los sistemas deben tener mecanismos para preservar los datos y garantizar su disponibilidad cuando sea necesario. Los sistemas deben permitir acceso a la administración tributaria de forma continua.
- Accesibilidad: Los sistemas deben permitir el acceso a la información de forma fácil y rápida para los usuarios autorizados, así como para la administración tributaria.
- Legibilidad: La información debe ser presentada de forma clara y comprensible. Los documentos fiscales generados por el sistema deben ser fáciles de leer e interpretar.
- Trazabilidad: Debe ser posible rastrear y auditar todas las operaciones y transacciones realizadas a través del sistema. Esto implica que el sistema debe llevar un registro detallado de todas las acciones para facilitar la auditoría.
- Inalterabilidad: La información una vez registrada no debe poder ser modificada. Los sistemas deben impedir la modificación o eliminación no autorizada de la información fiscal, una vez que ha sido emitida. Los sistemas no deben permitir la anulación de facturas mediante la eliminación directa de la información, sino a través de la emisión de notas de crédito o débito.
- Inviolabilidad: Los sistemas deben ser seguros y proteger la información de accesos no autorizados y manipulaciones. Los proveedores de sistemas informáticos deben asegurarse de que sus sistemas sean resistentes a ataques externos y manipulaciones internas. Deben ser cajas cerradas donde solo el proveedor tenga acceso.
La Providencia 121 establece una serie de responsabilidades para los proveedores o desarrolladores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales, abarcando aspectos técnicos, legales y de cumplimiento. Estas responsabilidades se pueden clasificar de la siguiente manera:
Es crucial que los proveedores de sistemas informáticos cumplan con todos estos requisitos tecnicos, ya que el incumplimiento puede acarrear sanciones, incluyendo la revocación de la autorización y ser considerados cómplices o coautores de la defraudación tributaria.
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Providencia 121 del SENIAT: Responsabilidades de los proveedores de sistemas informáticos
- Autorización y Homologación del Sistema:
- Los proveedores deben obtener una autorización previa del SENIAT para ofrecer el módulo de facturación. Esto implica que los sistemas deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y de seguridad establecidos por la administración tributaria.
- El artículo 1 establece que la providencia tiene como objeto regular las condiciones y requisitos que deben cumplir los proveedores de sistemas informáticos para la emisión de facturas y otros documentos fiscales, con la finalidad de homologarlos y que cuenten con autorización del SENIAT para su uso.
- Los proveedores deben asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplan con los requisitos técnicos establecidos en la providencia.
- El artículo 2 establece que las personas, sociedades cooperativas, personas naturales o jurídicas domiciliadas en el país que sean proveedores de sistemas informáticos para la emisión de facturas, deben estar previamente autorizados por el SENIAT para ofrecer el módulo de facturación.
- La providencia establece un plazo de 90 días, o sea, hasta el 19 de marzo, para que los proveedores obtengan la autorización.
- Responsabilidad Legal y Sanciones:
- Los proveedores serán considerados coautores de defraudación si los usuarios utilizan el sistema para realizar u omitir registros que conlleven a la evasión de impuestos. Esto incluye la responsabilidad solidaria en cuanto a las costas procesales y sanciones.
- La providencia establece que se considera como cómplices o coautores de la defraudación a aquellos que permitan que se use el sistema para omitir o manipular registros.
- El artículo 13 establece que la administración tributaria podrá revocar la autorización a los proveedores que incumplan con las condiciones establecidas en la providencia o en la legislación tributaria.
- Los proveedores no pueden comercializar sistemas informáticos que no estén homologados y autorizados por el SENIAT.
- Los proveedores no podrán facilitar programas que permitan desviar la contabilidad fiscal a una alterna.
- Otras Responsabilidades:
- Los proveedores deben facilitar el acceso a los sistemas a la administración tributaria de forma continua, es decir, 24 horas al día, los 365 días del año.
- Los proveedores de software deben garantizar que los comprobantes de retención sean generados correctamente.
- Los proveedores deben informar a la administración tributaria sobre los sistemas de facturación que están utilizando.
- Los proveedores deben estar en la capacidad de emitir reportes con la información requerida por la administración tributaria.
- Obligaciones con los Clientes:
- Los proveedores tienen la responsabilidad de informar a sus clientes sobre el proceso de homologación y los cambios que implica la providencia.
- Los proveedores deben responder a las consultas de los clientes sobre la normativa.
- Los proveedores deben entregar a sus clientes la providencia de autorización que emite el SENIAT.
- Los proveedores deben tener una cláusula contractual que limite su responsabilidad en caso de que los usuarios hagan un mal uso del sistema.
Es fundamental que los proveedores de sistemas informáticos estén al tanto de todas estas responsabilidades y tomen las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa, evitando así sanciones y responsabilidades legales.
Anulación de Facturas: Nuevas reglas con la Providencia 121 del SENIAT
La Providencia 121 no elimina la posibilidad de anular facturas, pero sí establece un procedimiento específico y restringe la forma en que se pueden realizar las anulaciones. Aquí se detalla cómo la providencia afecta el proceso de anulación de facturas:
- Restricción a la Eliminación Directa: La providencia prohíbe que los sistemas informáticos permitan la eliminación directa o «delete» de las facturas. Esto significa que no se puede simplemente borrar un registro de factura del sistema. El objetivo de esta restricción es evitar la manipulación de los registros contables y fiscales.
- Obligación de utilizar notas de débito o crédito: La anulación de facturas debe realizarse a través de la emisión de una nota de débito o crédito, según corresponda. Este procedimiento es consistente con las prácticas contables y fiscales establecidas y garantiza la trazabilidad de las operaciones.
- Finalidad de la restricción: La restricción a la eliminación directa busca asegurar que todas las operaciones queden debidamente registradas y que no haya facturas que desaparezcan del sistema sin dejar rastro. Esto facilita la fiscalización por parte de la administración tributaria.
- Artículos de la Providencia 121: Aunque la Providencia 121 no detalla específicamente el procedimiento para anular facturas con notas de débito o crédito, esta prohibición de borrar facturas se deduce de la necesidad de garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los sistemas de facturación, que se menciona en el artículo 3 de la providencia. En este artículo, se exige a los proveedores que los sistemas garanticen la inviolabilidad de los datos y se prohíbe la manipulación de la información. Además, el artículo establece que la contabilidad debe ser llevada de forma legible y trazable.
- Implicaciones para los proveedores de sistemas: Los proveedores deben asegurarse de que sus sistemas permitan la emisión de notas de débito y crédito como mecanismo para anular facturas. Los sistemas no deben tener la opción de «delete» para eliminar facturas. Los proveedores deben cumplir con todos los requisitos para evitar las sanciones establecidas en la providencia.
- Implicaciones para las empresas usuarias: Las empresas deben asegurarse de utilizar el procedimiento de notas de débito y crédito para anular facturas de forma correcta. En caso de equivocaciones al momento de facturar, no se puede borrar la factura, se debe emitir una nota de débito o crédito para corregir el error.
- Posible revisión de procesos internos: La nueva norma obliga a las empresas a revisar sus procesos internos de emisión de facturas y corrección de errores. Las empresas deben asegurarse de que su personal esté capacitado para emitir notas de débito y crédito y que el sistema utilizado permita este proceso de manera eficiente.
En resumen, la Providencia 121 no impide la anulación de facturas, pero sí restringe la forma en que se pueden realizar, prohibiendo la eliminación directa de facturas. Las anulaciones deben efectuarse mediante la emisión de notas de débito o crédito, lo cual asegura la integridad y trazabilidad de las operaciones. Esto requiere que tanto los proveedores como las empresas usuarias adapten sus sistemas y procesos para cumplir con la normativa.
Usas Excel o Word para facturar en formato de «Forma Libre»? La Providencia 121 te obliga a cambiar
- Las herramientas de Microsoft, como Excel y Word, no se consideran sistemas de facturación en sí mismos, sino herramientas de escritorio que permiten hacer documentos y cálculos de forma manual.
- Si bien estas herramientas pueden ayudar a generar un formato de factura, no tienen la capacidad de cumplir con los requisitos de la providencia. No generan números de control, no garantizan la inalterabilidad de la información, no tienen trazabilidad de la información ni permiten que el SENIAT acceda a ella.
- Por lo tanto, las personas que utilizan estas herramientas deberán, con el tiempo, buscar un sistema de facturación homologado que cumpla con todos los requisitos de la Providencia 121 y la 102.
Providencia 121: Impacto en los sistemas de facturación (ERP) de casas de software internacionales que operan en Venezuela
- La Providencia 121 establece en su artículo 2 que solo las personas, sociedades cooperativas, personas naturales y jurídicas domiciliadas en el país que sean proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales, deben estar previamente autorizadas por la administración tributaria para ofrecer el módulo de facturación.
- Si bien estos sistemas ERP pueden tener módulos de facturación, si la casa matriz no está domiciliada en Venezuela, no pueden ser autorizados directamente.
- En estos casos, las empresas en Venezuela que usan estos sistemas deben asegurarse de que el módulo de facturación que utilizan esté homologado y autorizado por el SENIAT. Esto podría implicar que:
- Un representante o desarrollador local que ofrezca el módulo de facturación de la empresa en Venezuela debe obtener la autorización, ya que los proveedores de sistemas informáticos deben estar domiciliados en el país.
- El desarrollador local de ese módulo debe asegurarse de que el sistema cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 3 de la providencia, como la integridad, continuidad, confiabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad e inviolabilidad del sistema.
- Los proveedores de servicios informáticos para la emisión de facturas y otros documentos fiscales están obligados a no comercializar sistemas informáticos que no estén homologados y autorizados.
- Los sistemas que no sean nacionales deben pasar por el mismo proceso de homologación que los sistemas de desarrollo local. En estos casos es importante que el representante o desarrollador en el país sea quien solicite la homologación de ese sistema.
- Los sistemas de software libre, aunque no tengan una casa matriz como tal, también deben pasar por un proceso de revisión y deben estandarizarse para cumplir con las normativas del SENIAT, bien sea a través de la localización Venezuela o de una revisión de cada uno de los componentes del sistema. Es importante que el proveedor en Venezuela cumpla con la normativa y con la autorización..
- Estos sistemas deben garantizar que cumplan con todos los requisitos técnicos establecidos en el artículo 3 de la Providencia 121.
Software de Facturación: Providencia 121 y sus implicaciones para empresas con sus propios desarrollos a la medida
- Aunque no se comercialicen directamente, estos módulos de facturación también deben cumplir con la Providencia 121.
- La interpretación de la norma indica que, para poder ser usados, estos sistemas también deben ser homologados y autorizados por el SENIAT.
- El espíritu de la norma apunta a que todo sistema que emita facturas debe ser controlado para evitar la defraudación tributaria.
- Las empresas que usan desarrollos a la medida deben ir ante el SENIAT y demostrar que su software cumple con todos los requerimientos de la providencia.
- Los desarrolladores de estos sistemas también pueden considerarse coautores de defraudación si se descubre que el sistema permite omitir o manipular registros.
- Los desarrollos a la medida o los parches y/o enlaces a otros sistemas también deben ser autorizados y homologados por el SENIAT. No es suficiente con hacer el cambio, probarlo y seguir trabajando.
¿Se elimina la facturación manual con la Providencia 121?
La Providencia 121 no suspende ni elimina explícitamente la facturación manual en formatos preimpresos. Sin embargo, introduce cambios importantes que afectan a los contribuyentes que utilizan sistemas de facturación, lo que podría llevar a una disminución en el uso de la facturación manual.
Aquí hay puntos clave para entender cómo la Providencia 121 se relaciona con la facturación manual:
- No Derogación de la Providencia 071: La Providencia 121 no deroga la Providencia 071. Esto significa que las normas establecidas en la Providencia 071, que regula aspectos de la facturación tradicional, siguen vigentes.
- Énfasis en Sistemas Informáticos: La Providencia 121 se enfoca en regular los sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales, y la necesidad de que estos sistemas estén homologados. El artículo 1 establece que el objeto de la providencia es regular las condiciones y requisitos que deben cumplir los proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales.
- La providencia 121 busca regular los sistemas informáticos y aumentar la transparencia en las operaciones comerciales. Es recomendable que los contribuyentes revisen su situación particular y consulten con sus proveedores de software si es posible tambien con algun especialista en temas de tributos, para determinar cómo deben adecuarse a las nuevas normativas es importante tambien que se mantengan informados en las fuentes directas que emanan del SENIAT.